手順で処理する業務を選ぼう

前のモジュールとの違いを確認する

前のモジュールで作ったのは、質問のたびにやり取りしながら答える「会話で答える型」でした。本モジュールで扱うのは、決まった入力を1回渡すと、やり取りなしで結果まで進む「手順で処理する型」です。

なぜ分けて考えるかというと、作り方がまったく違うからです。 会話で答える型は「何を聞かれても資料の範囲で答える」設計ですが、手順で処理する型は「決まった入力から、決まった手順で、決まった形の結果を出す」設計です。設計の出発点が違います。

自分がこれから選ぶ業務が、質問と回答の往復を必要とするか、1回の入力で完結するかを、まず確認してください。往復が要るなら、前のモジュールの型に向きます。

向く業務には3つの条件がある

手順で処理する型に向く業務には、共通する3条件があります。

なぜこの3条件かというと、途中で人の判断を挟まずに最後まで進めるための条件だからです。 どれか1つでも欠けると、途中でエージェントが止まるか、誤った結果を出します。

3つ目は誤解されやすい点です。分岐があること自体は問題ではありません。 分岐の基準が「担当者の勘」ではなく「言葉にできる条件」であれば、手順として書けます。逆に、基準を説明できない分岐は、今の段階では対象から外してください。

自分の候補について、この3条件をひとつずつ確認してみましょう。

境目の例を1つ挙げます。備品の発注申請を、金額で自動承認するか判断する業務を考えてみます。「1万円未満なら自動承認、以上なら上長へ回す」のように金額の基準が決まっていれば、判断のように見えても手順として書けます。一方「妥当な金額かを見て判断する」だと、基準が言葉になっておらず対象から外れます。

候補を3つ挙げて絞り込む

まず、自部門で繰り返し発生している業務を3つ書き出してください。 印象に残っているものだけでなく、地味でも毎回発生しているものを含めます。

3つ挙げたら、それぞれに3条件を当てはめ、○×を付けます。3つとも○が付く候補を選んでください。2つ以下しか○が付かない場合は、いまは見送るか、条件を満たす形に業務を切り分けてから戻ってください。

最初の1件に、個人の評価や人事情報を含む業務を選ばないでください。 手順が誤って結果が誤っても、実害が小さい業務から始めるのが安全です。問い合わせ対応、日報の要約、申請の一次チェックのような業務が向いています。

通し事例を確認する

本モジュールでは、**「問い合わせの振り分け」**を通し事例として使います。社内外から届く問い合わせ本文を読み、担当部署と緊急度を判定して、担当部署のチャットへ自動で振り分ける仕組みです。

この事例は3条件を満たします。問い合わせ本文という決まった形の入力があり、1件ごとに独立して完結し、「返金の要望なら経理部」のように分岐の基準を言葉にできるからです。

次のレッスン以降は、この事例を使って手順を説明します。自分が選んだ候補に置き換えて進めてください。 日報の要約や申請の一次チェックのように、入力と分岐の基準が同じ形になる業務であれば、同じ手順がそのまま使えます。