動画にする業務を選ぼう

動画に向く3つの型を知る

まず、業務を3つの型に当てはめて考えます。

3つの型はどれも「同じ内容を、複数人に、繰り返し伝える」場面で使われます。 一対一の相談ごとや、その場限りの調整は、この3つのどれにも当てはまりません。

型ごとに、後のレッスンで決める内容が変わります。手順の説明は、順序を追う台本になります。研修は、複数の論点を積み上げる台本になります。社内告知は、要点を短く絞った台本になります。 型を先に決めておくと、次のレッスンで迷いません。

Google Vidsの紹介ページでも、想定される使い方として「オンボーディングとトレーニング」「顧客やチームの教育」が挙げられています。企業が動画に置き換えやすい業務は、この3類型に集まる傾向があります。

自分の業務が、この3つのどれかに当てはまるかを確認してください。当てはまらない場合は、今回の対象からは外れます。複数の型にまたがる業務は、最も比重の大きい型で扱ってください。

たとえば「新システムの操作を新入社員に教える」は、手順の説明にも研修にも見えます。迷ったときは、目的を基準にしてください。 操作を覚えることが目的なら手順の説明、業務全体の考え方を身につけることが目的なら研修です。目的の決め方は次のレッスンで扱います。

動画が効く3つの条件

型に当てはまっても、動画にする価値があるとは限りません。判断の基準は3つです。

なぜこの3つかというと、動画は「最初に時間をかけて、後で繰り返し使う」仕組みだからです。 一度作れば、説明する人の時間を使わずに何度でも再生できます。逆に、1回しか使わない説明を動画にすると、制作にかけた時間のほうが直接説明する時間を上回ります。

たとえば、月10人が入社し、毎回30分の同じ説明をしているなら、年間で60時間が同じ説明に費やされています。この時間が、動画1本の制作時間と釣り合うかを考えてください。 3つとも当てはまるなら、まず間違いなく釣り合います。2つなら条件付きで効きます。1つ以下なら、いまは見送ってください。

自分の候補に、この3条件を当ててみてください。

3条件は、社内告知にもそのまま使えます。「今回だけの告知」なら、メールや朝礼で済みます。 「制度変更のように、これから何度も新入社員へ説明する内容」であれば、動画にする価値が出てきます。

動画にしない方がよい業務

逆に、動画にすると手間ばかりかかる業務もあります。共通する形は3つです。

この3つのどれかに当てはまる候補は、今回は外してください。 動画は「作って終わり」ではなく、公開後も内容が古くならないか気にかけ続ける必要があります。頻繁に変わる内容を動画にすると、その負担が重くなります。

ただし、変わる部分と変わらない部分を分けられる場合は例外です。たとえば「申請の考え方」は変わらず「承認者の名前」だけが変わるなら、考え方の部分だけを動画にし、名前は別の一覧で管理する形が使えます。運用移管の詳しい考え方は、このモジュールの最後で扱います。

1回限りの説明を動画にしてしまう失敗は、実際によく起きます。「せっかくだから記録に残そう」という発想が原因です。 記録すること自体は悪くありませんが、動画には企画・撮影・編集という工程がかかります。口頭で1回説明するだけなら、その工程はかけずに済みます。