自動で作ってよいスライドを選ぼう

形が同じで中身がデータで決まるものが向いている

自動化に向くのは、毎回の見た目が同じで、中身の文字や数字だけが変わるスライドです。

見た目が同じなら、変える場所と変えない場所を先に決められます。仕組みは決まった場所を差し替えるだけで済みます。

この3つはどれも構成が固定で、中身だけがデータから来ます。自分の業務でも、見た目が変わらず中身だけ変わるスライドがあるか思い出しましょう。

毎回考えて構成を変えるものは向かない

提案書の本体のように、相手や状況に合わせて構成そのものを考えるスライドは自動化に向きません。

構成を考える作業は、データを当てはめるだけでは終わりません。人が判断する部分が仕組みの外に残ります。

やってはいけないこと: 構成を毎回考えるスライドを、自動化の対象にしてはいけません。

向くか向かないかは、「今回は誰にどう話すか」を毎回考えるかどうかで見分けられます。

迷ったら、直近3回分のスライドを並べて、構成が同じかどうかを確かめましょう。

向くか向かないかを1枚の表で見分ける

向くか向かないかの判断は、「見た目」と「決める人」の2つの軸で整理できます。

見た目が同じで、中身を決めるのがデータであれば、判断に迷いません。逆に、見た目そのものを人が毎回考えるなら、その時点で向かないと分かります。

この表は、次のレッスン以降で「ひな形」を作るときの前提にもなります。ひな形は、見た目が同じスライドにしか通用しません。

仕組みにする価値は数字で確かめる

仕組みを作る前に、そのスライドが何枚・何回・1回あたり何分かかっているかを数えます。

数えないと、仕組みを作る手間のほうが大きい対象を選んでしまうことがあります。

枚数×頻度×時間が大きいほど、仕組みにする価値が高いスライドです。この表に自分の業務の数字を当てはめて、次のレッスンで使うスライドを1つ決めましょう。