このコースで作るものを知ろう

成果物はガイドライン文書そのものである

このコースを終えたとき、手元には配布できる文書があります。

各章で雛形の1節ずつを埋めていくので、最後にまとめて書く作業はありません。章を進めることが、そのまま文書が埋まることです。

雛形は次の7節でできています。

つまり、7つの章が7つの節に対応します。

この対応が分かっていると、各章で行うことが「勉強のための課題」ではなく「文書の1節を書く作業」として進められます。

一般論からではなく自社の実態から始める

このコースは、自社で何が起きているかを調べるところから始まります。

ガイドラインは、学んでから書こうとすると書けないからです。自社の情報区分、既存の規程、現場での使われ方を知らないまま一般論を読んでも、自社の文書には落ちません。

たとえば「機密情報を入力してはいけない」という原則を学んだとします。しかし自社の情報区分が3段階なのか5段階なのか、どの区分が「機密」に当たるのかを知らなければ、文書には書けません。

だから順序をこうしています。

1. 自社でいま何が起きているかを調べる   ← 第1章
2. 実態に対して、決めるべきことを決める  ← 第2〜6章
3. 決めた内容を雛形に書く               ← 各章の作業

この順序で進めると、書けない箇所が「まだ調べていないこと」として明確になります。一般論を読んで分かった気になる状態を避けられます。

すでに使われている前提で設計している

このコースは、社内ですでに生成AIが使われている前提で書かれています。

ガイドラインを作ろうと考え始めた時点で、現場は個人アカウントで使い始めているのが実態だからです。「これから導入する」前提の資料は多いのですが、その前提はたいてい成り立ちません。

実態を無視してルールだけ作ると、次のようになります。

だから第1章は、ルールを決める前の実態調査から始まります。

この前提を共有しておくと、第1章で「思ったより使われていた」と分かっても、想定内として受け止められます。

1人では完結しないことを先に知っておく

このコースの作業は、社内の関係者への確認を含みます。

適用範囲は人事、契約への反映は法務、ツールの管理は情報システム部門に関わるからです。1人で書き切れる文書ではありません。

具体的には、次の場面で確認が要ります。

• 業務委託先にガイドラインを及ぼす場合 → 法務・調達
• 違反を懲戒事由と結びつける場合 → 人事
• 承認済みツールの一覧を管理する場合 → 情報システム

早めに巻き込んでください。 文書を書き上げてから相談すると、前提から覆ることがあります。