自分の業務を棚卸ししよう

まず1週間ぶんを書き出す

思い出しながら選ばず、1週間ぶんを全部書き出してください。

記憶で選ぶと、印象に残っている業務だけが挙がります。実際に時間を食っているのは、印象に残らない細かい繰り返しの方です。

書き出す粒度は「30分以上かかったもの」を目安にします。次の3列で足ります。

いま手元にカレンダーとメールがあれば、20分で書けます。完璧を目指さないでください。 抜けは後の章で足せます。

自動化が効くのは、3つの条件が揃う作業

書き出せたら仕分けます。判断の基準は3つです。

3つとも当てはまるなら、まず間違いなく効果が出ます。2つなら条件付きで効果が出ます。1つ以下なら、いまは見送ってください。

なぜこの3つかというと、自動化とは「手順を書いて渡すこと」だからです。 手順が書けないものは渡せません。ツールが賢くなっても、この性質は変わりません。

自分の一覧に、この3列を足して○×を付けてみてください。

向く作業は5つに分かれる

○が付いた作業は、探す・移す・数える・作る・調べるの5つに分かれます。

分類を持っていると、目の前の作業が「これは移すだけだ」と見えるようになります。分類が無いと、毎回ゼロから「頼めるだろうか」を考えることになります。

向かない作業には、共通する形がある

×が付いた作業も、理由を言えるようにしておきます。線引きができていないと、後で判断が要る業務まで任せてしまいます。

向かないものは、だいたい次の3つのどれかです。

ただし、判断の材料を揃えるところまでは任せられます。 「3社の見積を比較表にする」までがツール、「どこに頼むか決める」が自分、という切り分けになります。

ここを混同したまま進めると、根拠のない結論が出てきて手戻りになります。